Im Produktionsbereich wurden 7 Verschwendungsarten definiert, um zeitliche Verzögerungen zu erkennen und zu minimieren. Doch dieses Prinzip lässt sich auch auf den eigenen Büroarbeitsplatz übertragen.
Schließlich ist der Arbeitsplatz im Büro im Grunde der individuelle Produktionsbereich eines jeden Mitarbeiters.
Auch am PC müssen unnötige Verschwendungen und Verzögerungen vermieden werden. Man könnte sagen, es handelt es sich um eine digitale Form des 5S-Prinzips!
Diese 7 Verschwendungsarten sollte man am PC meiden:
Bestände: Durch unzureichende Archivierung werden Ordner überladen, was die Suche nach benötigten Daten erschwert. Dies tritt auf, wenn ältere Dateien nicht regelmäßig aussortiert und archiviert werden.
Bewegung: Fehlende klare Vorgaben zur Benennung von Dateien führen zu willkürlichen Bezeichnungen, die nicht die Aktualität der Dateien wiedergeben. Dies resultiert in langen Suchzeiten, da die notwendige Datei nicht sofort erkannt wird.
Falsche Prozesse: Bei gemeinsamer Arbeit an Dateien entstehen oft Kompatibilitätsprobleme und mangelnde Aktualität. Dies kann dazu führen, dass zwei Personen, die an derselben Datei arbeiten, sich gegenseitig die Aufzeichnungen überschreiben.
Nacharbeit: Fehler bei der Dateiführung erfordern oft eine Neubenennung der Daten und eine Neuordnung der Ordner. Dies hat zur Folge, dass neue Dateien erstellt werden, anstatt Existierende weiterzuführen.
Transport: Häufig müssen Daten unnötig verschoben werden, um Informationen weiterzugeben, beispielsweise durch das Versenden von E-Mails. Dieser Vorgang ist aufwendig und könnte beispielsweise durch gemeinsam genutzte Ordner optimiert werden.
Überproduktion: Die Erstellung von zu vielen Checklisten und Auswertungen führt zu komplexen Excel-Dateien und überflüssigen Kennzahlen. Im schlimmsten Fall werden daraus falsche Schlussfolgerungen gezogen.
Wartezeit: Schon längere Ladezeiten beim Starten des PCs oder des Druckers können auf Verschwendung hinweisen. Veraltete Software kann hierbei die Ursache sein und im schlimmsten Fall zu Hardwareausfällen führen.
Am Anfang erscheinen die Anpassungen am PC noch trivial. Doch indem man die Ursachen der Verzögerungen identifiziert und schrittweise beseitigt, wird langfristig eine Verbesserung der Arbeitsprozesse am PC erkennbar.
Selbst wenn dies nur dazu führt, dass man durch eine präzisere Suche der Daten Zeit einspart, hat sich der Aufwand allemal gelohnt!
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