Was bleibt den Unternehmen, wenn dringende Aufgaben zu erledigen sind und aufgrund Covit-19 massive Einschränkungen bestehen: Das Homeoffice! Da immer mehr Menschen aufgrund der Pandemie ins Homeoffice wechseln, gilt es das digitale Handlungsumfeld, d.h. die Homeoffice-Situation zu organisieren und die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit über die Distanz effizient zu gestalten.
Die Krise zwingt vielen Unternehmen, Institutionen und öffentliche Verwaltungen neue und ungewohnte Rahmenbedingungen auf und erfordert Lösungen die bisher nicht relevant waren. Zusätzlich zu den generellen organisatorischen Anforderungen und der Neuregelung des Informationsflusses kommen auf Führungskräfte weitere wichtige und neue ToDo“s zu.
Ausschlaggebend für die Handlungsfähigkeit von Unternehmen im Home-Office-Modus sind nicht nur neue organisatorische Rahmenbedingungen und die Transparenz der Kommunikation, sondern auch der Umgang mit den Mitarbeitern, die Berücksichtigung deren Bedürfnisse sowie die reibungslose Überwindung von Widerständen. Das bedeutet, dass Führungskräfte situationsbedingt und mit psychologischem Feingefühl, einerseits auch schlechte Nachrichten zu überbringen, andererseits motivierend Perspektiven aufzuzeigen haben, um alle Beteiligten auch in der Distanz permanent anzuhalten, an der Realisierung fokussierter Ziele zu arbeiten.
Neben der effizienten Organisation der Zusammenarbeit, der digitalen Kommunikation und Gestaltung von Meetings und Projekten, werden die Unternehmen mit einer Menge neuer Rahmenbedingungen konfrontiert, welche die Mitarbeiter selbst, deren Werkzeuge, den virtuellen Arbeitsplatz sowie auch die Rechtsgrundlagen betreffen. Dabei geht es um wichtige Themen, wie beispielsweise das Arbeitsrecht, die Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitszeitregelungen, Kurzarbeit, Lohnfortzahlung, Kinderbetreuung, Umgang mit Urlaubsansprüchen, Arbeitnehmerüberlassungen auf Zeit, Mitwirkung des Sozialpartners bzw. Betriebsrates sowie um Infektionsschutzmassnahmen u.v.a.m.
Für jeden Home-Office Nutzer gilt, neben der richtigen Nutzung von Technik, Apps und der digitalen Kommunikationsmittel, den eigenen und möglichst optimalen Weg in der digitalen Transformation zu finden, ein optimales Selbstmanagement, gemäss den dazu erteilten Anweisungen zu realisieren und die persönlichen Ressourcen effizient zu verwalten. Gestaltet sich dazu noch eine effiziente und reibungslose virtuelle Team- bzw. Mitarbeiter-Kommunikation sowie ein problemloser Austausch zwischen Führungskräften und den Teams, ist der Sprung in die digitale Transformation gelungen. Gerade jetzt sollten Führungskräften als Energiespender fungieren, inspirierend auftreten und konstruktive Vorbildlichkeit an den Tag legen, gute Entscheidungen unter Druck treffen, Emotionen fest im Griff haben, komplexe Situationen schnell greifbar machen und absichern sowie alle wichtigen Informationen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen. Blinder Aktionismus, Hektik und sog. Schnellschüsse sind ebenso wie aufkommende Stresssituationen zu vermeiden, denn gerade in Krisenzeiten sind richtige Entscheidungen für alle Unternehmen und deren Mitarbeiter elementar wichtig. Führungskräfte sind gefordert, die digital arbeitenden Teammitglieder interaktiv zu steuern, die wichtigen digitalen Arbeitsutensilien bereit zu stellen und „best practices“ für eine positive Remote-Situation zu schaffen.
Neben allen diesen organisatorischen Erfordernissen sollte nicht unerwähnt bleiben, dass der Home-Office-Modus beste Möglichkeiten bietet, die aufgrund des Wegfalls von Wegen zu und vom Arbeitsplatz und sonstiger Reisetätigkeit gewonnene Zeit, sinnvoll zu nutzen! Die Unternehmen sollten also Anregungen zu Lernangeboten, sog. Online-Weiterbildungen, Sprachkursen, etc. schaffen, die helfen im Home-Office entstehende Leerzeiten vorteilhaft zu nutzen.
Ein funktionsfähiges Home-Office und die Realisierung produktiver Remote-Arbeit erfordern die Beachtung einer nicht geringen Anzahl von Sicherheitsregeln. Gerade in solchen Zeiten nutzen Cyberkriminelle mögliche Sicherheitslücken aus und versuchen daraus Profit zu schlagen, wobei anzunehmen ist, dass so schnell wie sich Corona verbreitet, parallel auch die Cyberangriffe zunehmen. Ob Phishingmails mit schädlicher Software, Fake-News oder Ausspähungen, die tatsächliche Gefahr dahinter wird i.d.R. nur schwer zu erkennen sein. IT-Sicherheit steht also im Focus, denn viele Unternehmen kämpfen gerade ums Überleben im Markt. Sollte in dieser Situation noch ein Hackerangriff hinzukommen, könnte dies tatsächlich das endgültige „Aus“ bedeuten.
Die ALPEIN Software SWISS AG bietet für alle Unternehmen, Institutionen und öffentlichen Verwaltungen mit dem Produkt SWISS SECURIUM eine hochsichere und kostengünstige IT-Plattform als Dauerlösung und selbstverständlich auch für die aktuelle Realisierung von Home-Office- und Remote-Arbeitsplätzen zur Überbrückung der Pandemie-Zeit. Die All-in-One-Plattform enthält Videokonferenz, Chat mit Video- und Audioanruf, Datenaustausch, E-Mail mit Teamkalender, Passwort-Manager -mit Zwei-Faktor-Authentifizierung- und auf Wunsch noch Remote Desktop in einem Paket. Selbstverständlich ist eine End-zu-End-verschlüsselte und abhörsichere Kommunikationsplattform integriert, mit der jedes Unternehmen gerade jetzt die sichere Anbindung aller Home-Offices realisieren kann.
Für alle Unternehmen, die jedoch Remote- bzw. Home-Office-Arbeitsplätze unter herkömmlichen IT-technischen Bedingungen realisieren, empfiehlt die ALPEIN Software SWISS AG als Mindestanforderung folgende Sicherheitsregeln zwingen zu beachten:
WLAN: Erstrangig ist der Schutz des Heimnetzwerkes. Für geschäftliche Zwecke sollte das WLAN nur auf VPN(Virtual Private Network)-Basis und mit Hardware des eigenen Unternehmens genutzt werden. Um von vorne herein potenzielle Sicherheitsrisiken auszuschalten, sollte man Geschäftsdaten niemals über öffentliche Dienstleister, wie Dropbox, Skype, usw. mit den Kollegen oder Kunden austauschen.
Sicherheitsprogramme: Alle Unternehmensgeräte sind mittels Sicherheits-Software zu schützen. Für alle diesbezüglichen Installationen und die Prüfung der Geräte auf Aktualität ist die IT Abteilung bzw. der IT-Administrator verantwortlich. Sollte das IT-Equipment geringsten Anlass zur Besorgnis geben, ist umgehend die IT darüber zu informieren.
Updates: Die meisten Sicherheitslücken werden durch aktuelle Updates abgedeckt, weshalb es äusserst wichtig ist, möglichst gleich bei der Einrichtung des Homeoffices die Geräte auf Aktualität der Updates zu überprüfen.
Passwörter: Mit der Arbeit im Homeoffice sind sog. schwache Passwörter, die für die Privatnutzung möglicherweise ausreichend waren, durch starke Passwörter mit ausreichender Länge zu ersetzen. Empfohlen wird die Nutzung leistungsfähiger Passwortmanager, um die Passwörter sicher und einfach aufzubewahren. Rollenbasierte Passwortmanager wie z.B. PassSecurium ( www.pass-securium.ch) eignen sich ideal, um die Passwörter im gesamten Unternehmen für die unterschiedlichsten Benutzergruppen strukturiert und entsprechend diverser Berechtigungen abzulegen und bequem zu verwalten.
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Als zusätzlicher Schutz für den gesamten Datentransfer eignet sich hervorragend die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Damit wird zu jedem Account ein zweites Password vergeben oder ein Code übermittelt, wodurch die Cyberangriffsgefahr praktisch ausgeschlossen wird. Auch hier bietet die ALPEIN Software SWISS AG mit dem Produkt AccessSecurium eine ideale und kostengünstige Alternative. Informationen hierzu unter:
Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=ch.alpeinsoft.accesssecurium
App Store: https://itunes.apple.com/us/app/accesssecurium/id1072367945
Verschlüsselung: Alle Daten sollten verschlüsselt werden, wobei auf eine End-zu-End-Verschlüsselung zu achten ist. Nur so wird eine zusätzliche Sicherheitsstufe für den Fall eines Geräteverlustes oder Hackerangriffes erreicht.
E-Mails: Derzeit steigt die Tendenz zu Phishing E-Mails. Besondere Beachtung sollte dem Absender, Rechtschreibfehlern, fehlende Namen und dem Mailheader, der fälschungssicher ist und Aufschluss über den tatsächlichen Absender gibt, zuteilwerden. Seien Sie besonders aufmerksam, wenn persönliche Daten gefordert werden, angeblich dringender Handlungsbedarf besteht und die E-Mail einen Link oder Anhang enthält. Über Dateianhänge kann man sich sehr schnell Trojaner einfangen.
Kommunikation und Datenaustausch: Kostenlose Dienste, wie z.B. öffentliche Clouds für Kommunikation oder Datenaustausch, eignen sich auch für private Zwecke nur bedingt. Möchte man nicht, dass sensible Informationen an Dritte gelangen, sollte unbedingt in einen effektiven Schutz investiert werden, um spätere Schäden und dadurch verursachte hohe Kosten zu vermeiden. So empfehlen wir unsere verschlüsselte All-in-One-Plattform für abhörsichere Geschäftskommunikation und geschützten Datenaustausch. Die ALPEIN Software SWISS AG empfiehlt hierzu zunächst den Demo-Account, mit der Möglichkeit, diesen im ersten Monat kostenlos zu testen: https://platform.swiss-securium.ch/de
Bildschirmsperre: Gerade im Homeoffice wird empfohlen, die Bildschirmsperre an allen Arbeitsgeräten zu aktivieren, denn ein versehentlicher Knopfdruck, z.B. eines Kindes, könnte einen Datenverlust herbeizuführen.
Up-to-date bleiben: Der grösste Risikofaktor in der IT-Welt ist der Mensch! Das erste Gebot ist, permanent auf dem Laufenden zu bleiben und alle Update-Anforderung strikt zu erfüllen. Gerade im Home-Office gelten dieselben Regeln wie im Unternehmen. Vorsicht bei der Installation von Programmen auf dem für das Home-Office genutzten Rechnern. Anhänge nur dann öffnen oder auf verdächtige Links nur dann klicken, wenn absolute Sicherheit bezüglich deren Integrität besteht. Bei jeglicher Unsicherheit den Rat des IT-Kollegen im Unternehmen einholen.
Für alle Unternehmen, Institutionen und öffentliche Verwaltungen, die ihre IT und insbesondere die aktuell im Vordergrund stehende Homeoffice-Alternative in eine hochsichere und kostengünstige Plattform überführen wollen, bietet die ALPEIN Software SWISS AG Rat und Tat und die entsprechenden Sicherheitsprodukte. Unter www.alpeinsoft.ch bietet der IT-Sicherheitsexperte das gesamte Leistungsspektrum sowie u.a. sog. Demo-Accounts, kostenlose, befristete und rabattierte Produktnutzungen.
Der an alle Leser gerichtete ausdrückliche Wunsch des Alpeinsoft-Teams: Bleiben Sie gesund und in Ihrem Homeoffice sicher!
ALPEIN Software SWISS AG- Softwarehaus & Medienagentur in der Schweiz:
Ihr kompetenter Partner für individuelle Software-Entwicklung, Beratung und Dienstleistungen zu den Themen SAP BI, HANA, ME, MII, SAP UI5/Fiori, ABAP-Entwicklung, Webtechnologien auf HTML5, Javascript, PHP, SQL und JAVA-Basis. ALPEIN Software: Alles aus einer Hand!
Aktuelle Produkte: SWISS SECURIUM, CloudSecurium, PassSecurium, MailSecurium, DeskSecurium, AccessSecurium. JIRA2SAP PII Reporting Kit.
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