Ein Geschäftsführer muss sich der Tatsache bewusst sein, dass sich das eigene Unternehmen in einem dynamischen Umfeld befindet. Daher braucht es eine fundierte Unternehmensstrategie und -planung.
(Dresden, 19. Dezember 2017) „Das Jahr 2017 war erfolgreich, im kommenden Jahr machen wir einfach genau so weiter.“ Diesen Satz aus dem Mund des Chefs zum Ende eines Geschäftsjahres zu hören, würde seine Kompetenz als Visionär und Stratege in Frage stellen. Denn kein Geschäftsführer lässt die Dinge einfach geschehen, sondern muss sich der Tatsache bewusst sein, dass sich das eigene Unternehmen in einem dynamischen Umfeld befindet – bedingt durch wirtschaftliche und politische Rahmenbedingungen sowie tüchtige Wettbewerber. Grundlagen, um auch weiterhin erfolgreich am Markt zu agieren oder sogar zu wachsen, sind also nicht nur Glück oder das Festhalten am Altbewährten, sondern eine fundierte Unternehmensstrategie und -planung. Leider unterschätzen viele Manager das Thema, etwa weil es ihnen zum Beispiel zu komplex und zu aufwändig ist oder schlichtweg überflüssig erscheint. „Genau das ist das Problem“, betont Simon Leopold, Geschäftsführer der ABG Consulting-Partner im Beratungsverbund ABG-Partner. „Denn Unternehmen, die ihre Strategie nicht immer wieder hinterfragen und vorausschauend planen, laufen Gefahr, von der Konkurrenz überholt zu werden oder in eine Krise zu kommen.“
Zukunftspotenzial optimal nutzen
Grundlage und Fixstern ist die Festlegung, wofür das Unternehmen steht und was es kurz-, mittel- oder langfristig erreicht haben möchte. Dazu gehören unter anderem folgende Fragen, die jeder Unternehmer für sich beantworten sollte: Wie soll sich der Umsatz entwickeln und welche Kapazitäten brauchen wir dafür? Wollen wir uns leistungstechnisch breiter aufstellen oder verändern? Wenn ja, in welchen Bereichen? Können wir uns über den Preis oder eher Service und Qualität am Markt behaupten? Die Unternehmensstrategie und -planung enthält dann die konkreten Maßnahmen und Aktivitäten, die für das Erreichen der Unternehmensziele nötig sind und beachtet werden müssen. Das schließt mehrere Planungsbereiche ein: Ertrags- und Liquiditätsplanung, Investitions- und Finanzierungskonzeption sowie die dazugehörige Kapitalbeschaffung, Aufbau- und Ablauforganisation, die juristische Begleitung, die Steuerplanung sowie Aktivitäten rund um die Unternehmensmarke und deren Kommunikation nach innen und außen.
Wissen, wo man startet
Bevor man festlegt, wo man hinwill, sollte für jeden Unternehmer klar sein, woher er eigentlich kommt. Daher ist eine Bestandsaufnahme beziehungsweise das Auswerten des zurückliegenden Geschäftsjahres unabdingbar. Wie ist das Unternehmen derzeit aufgestellt? Welche Produkte und Leistungen bieten wir an? Welche Geschäftsbereiche bringen viel Umsatz, welche rentieren sich eher nicht? Wer sind die Zielgruppen und haben sich die Bedürfnisse dieser im Zuge neuer Trends geändert? Wenn wir Vertriebsziele aus dem vergangenen Jahr nicht erreicht haben, liegen die Ursachen intern oder extern? Nachdem der Status Quo analysiert ist, kann es an den Kern der Unternehmensstrategie und -planung gehen.
Basis der Unternehmensgesundheit: Kapital
Der Kapitalbestand ist einer der absoluten Grundlagen für die Handlungsfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens. Ohne können zum Beispiel kein zusätzliches Personal, neue Maschinen oder EDV-Systeme angeschafft werden. Aus diesem Grund sollte der Liquiditäts- und Investitionsplanung besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden: Die Liquiditätsplanung verhilft zunächst dabei, einen Überblick über den Stand der Dinge hinsichtlich Zahlungszielen und betriebswirtschaftlichem Status zu gewinnen. Besonders dann, wenn Engpässe drohen oder die Liquidität gar ernsthaft gefährdet ist, ist ein Gegensteuern möglich. Zum Jahresbeginn legt man zum Beispiel auch fest, welche Rückstellungen zwingend und wann Steuerzahlungen sowie -erstattungen fällig werden. Wenn dies geklärt ist und auch nach dem Prüfen notwendiger Investitionen fest steht, wie viel Kapital benötigt wird, stellt sich die Frage nach der Beschaffung: Die wichtigsten Kapitalgeber im Mittelstand sind nach wie vor die Hausbanken. Jedoch geht der Trend immer mehr hin zu einem Mix aus Geldgebern und Modellen, die im Bereich der alternativen Finanzierungslösungen angesiedelt sind. Dazu gehören zum Beispiel Factoring, Sale & Lease Back oder Beteiligungskapital. Diese erhöhen den finanziellen Handlungsspielraum und verschaffen mehr Flexibilität sowie Unabhängigkeit. „Generell sollten die Entscheider in den Unternehmen auf eine Fristenkongruenz der Finanzierung achten“, rät Leopold. Das heißt: Langfristige Anlagen oder weitere Investitionsgüter sollten entsprechend der Nutzungsdauer langfristig finanziert werden.
Recht und Steuern: „Finger weg, wenn Sie keinen Fachmann an der Seite haben“
Auch rechtliche und steuerliche Aspekte müssen in die Unternehmensstrategie und
-planung einfließen. Haben wir noch die geeignete Rechtsform für unsere Ziele? Kann man neue Geschäftsfelder in eine eigene Gesellschaft einbetten, um Steuern zu sparen? Wie ist Wachstum steuerlich optimierbar und wie steht es um das Haftungsrisiko des Unternehmers, wenn Produkte im Ausland gefertigt werden? Auch eine regelmäßige Überprüfung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und wesentlichen Verträge sind wichtig. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge oder Rahmenverträge mit Kunden und Lieferanten. Denn diese sind oft veraltet und passen nicht mehr zu den aktuellen rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. „Steuern und Recht sind fachlich gesehen zwei besonders anspruchsvolle Bereiche. Sie sind von regelmäßigen gesetzlichen Neuerungen geprägt und wimmeln nur so von Sonderklauseln und Einzelfallregelungen. Wir raten daher dringend, entsprechende Fachberater an die Seite zu holen. Sie können das Unternehmen im Ernstfall vor schwerwiegenden finanziellen Konsequenzen bewahren“, so Leopold.
Kommunikation und Vertrieb
„Einem Unternehmen nützt ein hervorragendes Unternehmensportfolio mit hochwertigen Produkten und Dienstleistungen absolut nichts, wenn sie niemandem bekannt sind“, so der Unternehmensberater. So sollten sowohl der Außenauftritt als auch die Vertriebs- und Kommunikationskanäle immer mal wieder hinterfragt werden. Ob das Logo noch zeitgemäß ist, die Website in Anbetracht technologischer Fortschritte noch nutzerfreundlich funktioniert, die Zielgruppe überhaupt noch über die bisherigen Vertriebskanäle erreicht wird und eventuell neue Kanäle erschlossen werden müssen, sind nach Ansicht von Leopold Fragen, die von erfahrenen Kommunikations- und Vertriebsexperten beantwortet werden können.
Klare Zuständigkeiten und feste Abläufe
Gerne will man als Geschäftsführer von seinem Unternehmen sagen, dass alles „wie ein Uhrwerk“ läuft. Doch diese reibungslosen Abläufe sind nicht von vornherein da, sondern müssen etabliert und danach laufend angepasst werden. „Denn wenn aus einer ehemals `handvollen` Belegschaft ein typischer Mittelständler herangewachsen ist, aber Strukturen und Prozesse nicht verändert wurden, kann das zum Problem werden. Schließlich gilt für einen 100-Mann-Betrieb schon lange nicht mehr das, was mal in einem 10-Mann-Betrieb funktionierte“, betont Simon Leopold. Es gibt dann oft keine klaren Zuständigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter mehr, Stellenbeschreibungen fehlen, vorhandene Software wird nicht effektiv genutzt, jede Kleinigkeit wird zum Chefproblem. Die Folge: operative Defizite, die sich auf Liquidität und Ertrag niederschlagen können. Um die Strukturen anzupassen, werden zunächst der Ist-Zustand aufgenommen und Mitarbeiterinterviews durchgeführt – aus diesem Wissen lassen sich Stärken und Schwächen sowie erste Lösungsansätze definieren.
Mitarbeiter einbinden
Die Mitarbeiter sollten bei der Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen der Unternehmensstrategie und -planung aktiv einbezogen werden. Zur Geschäftsjahrbetrachtung im Vorfeld gehört an dieser Stelle auch die Personaleinsatz- und Kapazitätsplanung. Ein Beispiel: Wenn im Sommer ein Großauftrag winkt und zu der Zeit jedoch die halbe Belegschaft im Urlaub ist, kann der Geschäftsbetrieb leicht ins Wanken geraten.
Keine Scheu vor Veränderungen
„Zugegeben, eine wirklich fundierte und umfassende Unternehmensstrategie und -planung kann komplex werden und erfordert Know-how in mehreren Bereichen“, betont Leopold. „Nicht jeder Geschäftsführer ist ein Allrounder und in allen Themen sattelfest. Zudem ist meist intern nicht für alle Bereiche ein Ansprechpartner vorhanden.“ Aus diesem Grund ist es nach Ansicht des Geschäftsführers der ABG Consulting ratsam, externe Berater ins Boot zu holen. Und das nicht nur bei der Erstellung, sondern auch bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie und -planung. Simon Leopold ergänzt: „Vielen Unternehmern fällt es schwer, die erarbeiteten Maßnahmen im Alltag konsequent `durchzuziehen`. Genau das macht aber eine wirklich erfolgreiche Strategie aus – das Dranbleiben, Kontrollieren und bei Bedarf Optimieren.“ Doch ein Schritt vor dem anderen: „Zuerst einmal müssen die Unternehmer überhaupt zu der Einsicht kommen, eine Strategie aufzusetzen. Aus unserer Erfahrung heraus ist das aber sehr schwer – besonders, wenn durch den Blick von außen unangenehme Themen auf den Tisch kommen und Änderungen vorgenommen werden müssen. Oft hadern Menschen erst einmal mit Neuerungen und denken gar nicht daran, eingefahrene Strukturen und Prozesse aufzubrechen. Es hat ja angeblich schon immer so funktioniert.“
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